Małe i średnie przedsiębiorstwo może funkcjonować bez formalnego obowiązku przygotowywania rozbudowanego raportu ESG, a mimo to coraz częściej spotykać się z pytaniami o zużycie energii, paliwa, emisje, odpady, zatrudnienie, BHP, dostawców i procedury wewnętrzne. Takie wymagania zwykle pojawiają się podczas rozmów z większym kontrahentem, udziału w przetargu, ubiegania się o finansowanie albo okresowej oceny dostawcy. Dla przedsiębiorcy najważniejsze staje się więc przygotowanie danych, które można szybko potwierdzić i przekazać zainteresowanej stronie. Firma nie potrzebuje na początku setek wskaźników ani wielostronicowego dokumentu. Potrzebuje spójnego sposobu zbierania informacji, jasnych definicji, źródeł oraz osób odpowiedzialnych za aktualizację. Część potrzebnych danych już znajduje się w księgowości, kadrach, dokumentacji BHP, ewidencji odpadów, fakturach za media i systemach logistycznych. Pierwszy etap polega na ich uporządkowaniu. Dopiero później można rozszerzać zakres o bardziej wymagające obliczenia, takie jak ślad węglowy, intensywność emisji czy szczegółowe dane dotyczące łańcucha dostaw.

Raport ESG warto zacząć od danych, które firma już posiada

Pierwszym krokiem powinien być przegląd informacji powstających przy normalnym prowadzeniu działalności. W wielu MŚP temat ESG zaczyna się od przekonania, że trzeba stworzyć zupełnie nowy system raportowania. Tymczasem przedsiębiorstwo już gromadzi dużą część potrzebnych danych, ponieważ wymaga tego księgowość, administracja, prawo pracy, obsługa techniczna albo zwykłe zarządzanie kosztami. Faktury pokazują zużycie energii i paliwa. Dokumentacja kadrowa pozwala określić poziom zatrudnienia. Rejestry BHP zawierają informacje o wypadkach i szkoleniach. Dokumentacja odpadowa pokazuje ilość oraz rodzaje odpadów. Flota generuje dane o przebiegach i paliwie. Zakupy zawierają informacje o materiałach, opakowaniach i dostawcach.

Problem pojawia się wtedy, gdy dane pozostają rozproszone. Jedna osoba posiada arkusz z energią, druga dokumenty dotyczące odpadów, a trzecia odpowiada za zatrudnienie. Jeśli klient przesyła ankietę z terminem pięciu dni, firma zaczyna szukać informacji w kilku działach i każda osoba liczy je według własnej metody. Rok później ten sam wskaźnik może zostać wyliczony inaczej, przez co porównanie traci wartość.

Dlatego pierwszym praktycznym narzędziem może być zwykły arkusz obejmujący nazwę wskaźnika, wartość, jednostkę, okres, źródło danych, metodę obliczenia, osobę odpowiedzialną oraz datę aktualizacji. Taka struktura wystarcza na początku wielu małym firmom. Jeżeli przedsiębiorstwo zbiera dane dla trzech zakładów albo kilkunastu klientów, później może rozważyć bardziej rozbudowane narzędzie. Najpierw jednak trzeba uporządkować sam proces.

Dobrze również ustalić jeden okres raportowy. Najłatwiejszy do stosowania bywa rok kalendarzowy, ponieważ wiele faktur, zestawień i dokumentów można zebrać właśnie w takim układzie. Jeśli firma stosuje inny rok obrotowy albo kontrahent oczekuje danych za konkretny okres, system powinien umożliwiać przygotowanie odpowiedniego zestawienia. Najważniejsza pozostaje spójność. Zużycie energii za rok kalendarzowy trudno sensownie zestawić z paliwem liczonym za ostatnie 15 miesięcy i zatrudnieniem z przypadkowo wybranego dnia.

Zużycie energii elektrycznej powinno znaleźć się w podstawowym zestawie danych

Energia elektryczna należy do najłatwiejszych wskaźników do rozpoczęcia raportowania. Większość firm posiada faktury albo dostęp do elektronicznego systemu dostawcy energii, więc może odtworzyć zużycie bez tworzenia nowej infrastruktury pomiarowej. Trzeba jednak pracować na ilości energii, a nie wyłącznie na jej koszcie. Cena zmienia się w czasie i zależy od taryfy, umowy, opłat dodatkowych oraz warunków rynkowych. Zużycie wyrażone w kWh albo MWh pozwala porównywać okresy znacznie dokładniej.

Firma posiadająca jeden lokal może po prostu podsumować rachunki za cały rok. Przy kilku zakładach warto prowadzić dane osobno dla każdej lokalizacji, a następnie przygotowywać wynik zbiorczy. Takie podejście ułatwia później znalezienie miejsca, w którym pojawił się wzrost zużycia. Jeśli całe przedsiębiorstwo wykorzystało 500 MWh, sama liczba daje ograniczoną wiedzę. Jeżeli wiadomo, że jeden zakład odpowiada za 350 MWh, drugi za 120 MWh, a biuro za 30 MWh, można już znacznie lepiej oceniać potencjalne obszary oszczędności.

Kolejnym krokiem może być odniesienie energii do skali działalności. Producent może obliczać zużycie przypadające na tonę produktu albo tysiąc sztuk. Magazyn może analizować energię w stosunku do powierzchni albo wolumenu obsługiwanych towarów. Firma usługowa może zestawić ją z liczbą pracowników lub powierzchnią biura. Wskaźnik intensywności często mówi więcej niż sama wartość bezwzględna. Jeśli produkcja rośnie o 20 procent, a zużycie energii o 8 procent, przedsiębiorstwo może poprawiać efektywność mimo wzrostu całkowitego poboru.

Trzeba też uwzględnić własną produkcję energii. Firma posiadająca instalację fotowoltaiczną powinna, jeśli dysponuje odpowiednimi danymi, oddzielić energię pobraną z sieci, energię wyprodukowaną na miejscu oraz część zużytą bezpośrednio. Takie rozdzielenie ułatwia późniejsze obliczenia i daje bardziej precyzyjny obraz sytuacji.

Wynajmowane powierzchnie mogą sprawić więcej trudności. Jeśli właściciel budynku rozlicza media w czynszu i firma nie ma własnego licznika, trzeba ustalić, czy zarządca może przekazać dane. Jeśli dostępny jest jedynie wynik całego obiektu, przedsiębiorstwo może czasem stosować uzasadnione przybliżenie, lecz powinno wyraźnie oznaczyć metodę. Znacznie lepszy jest jawny szacunek niż liczba przedstawiona jako dokładny pomiar bez podstawy.

Paliwa i flota dają dane potrzebne zarówno do ESG, jak i kontroli kosztów

Drugim obszarem, który warto uporządkować wcześnie, są paliwa. Dotyczy to firm posiadających samochody osobowe, dostawcze, ciężarowe, maszyny robocze, wózki, agregaty albo inne urządzenia spalające paliwa. Dane zwykle można pozyskać z faktur, kart paliwowych, systemów flotowych albo dokumentacji technicznej.

Najlepiej rozdzielać paliwa według rodzaju. Olej napędowy, benzyna, LPG oraz inne paliwa powinny być raportowane osobno. W przypadku pojazdów elektrycznych można zbierać energię zużytą na ładowanie, jeśli przedsiębiorstwo posiada dostęp do takich informacji. Jeśli część ładowania odbywa się poza firmą, dane mogą pochodzić z kart ładowania albo systemów operatorów.

Sama liczba litrów w skali roku jest przydatna, ale warto zestawić ją również z przebiegiem albo liczbą wykonanych zleceń. Firma transportowa może analizować litry na 100 kilometrów. Przedsiębiorstwo usługowe może sprawdzać paliwo przypadające na jednego przedstawiciela albo trasę. Takie wskaźniki pomagają wykrywać wzrost kosztów wynikający z organizacji pracy, stanu pojazdów, sposobu użytkowania albo zmian tras.

Jeśli firma korzysta zarówno z floty własnej, jak i zewnętrznych przewoźników, trzeba te obszary rozdzielić. Własne paliwo można policzyć bezpośrednio. Transport zewnętrzny wymaga danych od partnera albo zastosowania innej uzasadnionej metody. Warto zacząć od gromadzenia podstawowych informacji o liczbie kilometrów, rodzaju transportu i typie pojazdów. Im wcześniej przedsiębiorstwo zbuduje taki rejestr, tym łatwiej odpowie później na bardziej szczegółowe pytania kontrahentów.

Dane o paliwie mają dodatkową wartość biznesową. Jeżeli roczne zużycie rośnie o 15 procent, a liczba wykonanych kilometrów pozostaje prawie bez zmian, trzeba sprawdzić przyczynę. Może nią być starsza flota, większe obciążenie, zmiana tras albo nieefektywna organizacja pracy. W tym przypadku informacja zbierana z myślą o ESG staje się zwykłym narzędziem kontroli kosztów.

Woda powinna być mierzona proporcjonalnie do znaczenia w działalności

Zużycie wody ma zupełnie inne znaczenie w biurze zatrudniającym 20 osób niż w zakładzie spożywczym, pralni przemysłowej, gospodarstwie, firmie chemicznej albo przedsiębiorstwie wykorzystującym wodę w procesie technologicznym. Dlatego MŚP powinno dostosować szczegółowość danych do charakteru działalności.

Podstawowy wskaźnik to całkowite roczne zużycie w metrach sześciennych. Jeśli firma korzysta z kilku źródeł, warto je rozdzielać. Inaczej należy traktować wodę z sieci, inaczej z własnego ujęcia, jeśli takie występuje. W przypadku większego zakładu przydatne może być także rozdzielenie zużycia socjalnego od technologicznego.

Dla przedsiębiorstwa, w którym woda ma niewielkie znaczenie kosztowe i operacyjne, wystarczy często wynik roczny. Firma wykorzystująca wodę w produkcji może potrzebować bardziej szczegółowych pomiarów. Może analizować zużycie przypadające na tonę produktu, partię albo konkretny proces.

Dane o wodzie pozwalają również szybko zauważyć awarie. Nagły wzrost bez zwiększenia produkcji może wskazywać na wyciek, niesprawną instalację albo zmianę sposobu pracy. Regularne porównywanie rachunków staje się więc narzędziem zarządzania, a nie czynnością wykonywaną wyłącznie dla kontrahenta.

Odpady mówią dużo o efektywności wykorzystania materiałów

Odpady są szczególnie istotne w firmach produkcyjnych, budowlanych, logistycznych i handlowych. Przedsiębiorstwo powinno znać rodzaje odpadów, ich ilość i sposób dalszego zagospodarowania. Część takich informacji wynika już z obowiązkowej dokumentacji prowadzonej z innych powodów, więc dane ESG można oprzeć na istniejących rejestrach.

Sam wynik całkowity ma ograniczoną wartość. Znacznie bardziej użyteczne jest podzielenie odpadów przynajmniej na główne kategorie oraz rozróżnienie odpadów niebezpiecznych, jeśli firma je wytwarza. W zależności od działalności można dodatkowo analizować udział materiałów przekazywanych do recyklingu, odzysku albo innych procesów.

W zakładzie produkcyjnym warto zestawić ilość odpadu z wolumenem produkcji. Jeżeli firma wytwarza 10 ton odpadu przy produkcji 1000 ton wyrobu, a rok później 14 ton przy identycznym wolumenie, pojawia się konkretny temat do analizy. Wzrost może wynikać z jakości surowca, ustawienia maszyn, liczby braków albo sposobu planowania produkcji.

Odpady mają bezpośredni związek z kosztami. Materiał kupiony za pieniądze i później wyrzucony oznacza podwójną stratę. Firma płaci za zakup surowca, a często również za zagospodarowanie odpadu. Zmniejszenie strat produkcyjnych może więc poprawić jednocześnie wskaźniki środowiskowe i rentowność.

Trzeba też oddzielić odpady od produktów ubocznych albo materiałów wracających do procesu, jeśli sposób działania przedsiębiorstwa pozwala na takie rozróżnienie. Każdy wskaźnik powinien odpowiadać rzeczywistemu sposobowi postępowania, a firma musi umieć wyjaśnić jego źródło.

Materiały i opakowania mogą stać się jednym z najczęstszych tematów rozmów z klientami

Dostawcy produktów coraz częściej spotykają się z pytaniami dotyczącymi rodzaju surowców, udziału materiałów pochodzących z recyklingu, masy opakowań czy możliwości ponownego wykorzystania. Dla producenta albo dystrybutora przygotowanie takich danych może mieć bezpośredni wpływ na relację z dużym odbiorcą.

W pierwszym kroku warto prowadzić roczne zestawienie najważniejszych materiałów. Nie trzeba od razu analizować każdej śrubki i każdego arkusza etykiet. Najpierw dobrze zidentyfikować surowce odpowiadające za największą masę albo wartość zakupów. W firmie meblarskiej mogą to być płyty, drewno, stal i tworzywa. U producenta żywności będą to surowce spożywcze i opakowania. W e commerce duże znaczenie mogą mieć kartony, folie i materiały zabezpieczające przesyłki.

Opakowania warto traktować osobno, ponieważ klienci często pytają o ich skład. Firma może zbierać informacje o masie kartonu, tworzyw i pozostałych materiałów przypadających na produkt lub przesyłkę. Jeżeli dostawca deklaruje udział materiału z recyklingu, dobrze przechowywać dokument potwierdzający tę informację.

Taki rejestr pomaga również w zakupach. Jeśli dwa rodzaje opakowań zapewniają podobną ochronę produktu, lecz jeden wykorzystuje mniej materiału i kosztuje mniej w transporcie, przedsiębiorstwo może uzyskać korzyść bez rozbudowanego projektu środowiskowego.

Emisje warto liczyć dopiero wtedy, gdy uporządkuje się dane źródłowe

Ślad węglowy często staje się najbardziej rozpoznawalnym elementem ESG, lecz próba rozpoczęcia od samego wyniku prowadzi do problemów. Obliczenia wymagają wiarygodnych danych źródłowych. Firma musi wiedzieć, ile zużywa energii, paliw, materiałów i usług transportowych. Dopiero później można przeliczać aktywności na emisje.

Najłatwiej rozpocząć od danych znajdujących się najbliżej organizacji. Zużycie gazu, paliwa we własnej flocie oraz inne bezpośrednie spalanie stanowią naturalny pierwszy obszar. Następnie dochodzi zakupiona energia. Z czasem firma może rozszerzać analizę na transport zewnętrzny, zakupy, podróże służbowe, odpady i inne elementy łańcucha wartości.

Duży kontrahent może poprosić również o dane przypisane do produktu. Wtedy potrzebna staje się metoda podziału całkowitego zużycia pomiędzy produkty. Można wykorzystać czas pracy maszyny, masę produktu, liczbę sztuk albo inną miarę odpowiednią dla konkretnego procesu. Najważniejsze jest utrzymanie tej samej metodologii w kolejnych okresach.

Firma, która jeszcze nie liczy śladu węglowego, może zacząć od gromadzenia danych wejściowych. To znacznie lepsza pozycja niż sytuacja, w której klient prosi o wynik, a przedsiębiorstwo nie potrafi nawet ustalić rocznego zużycia paliwa.

Wyniki emisji trzeba opisywać razem z zakresem i metodą. Liczba pozbawiona informacji o tym, co obejmuje, łatwo prowadzi do błędnych porównań. Jeśli firma rozszerzy zakres w kolejnym roku, wzrost emisji może wynikać wyłącznie z dokładniejszego pomiaru. Bez dokumentacji metodologii trudno później to wyjaśnić.

Rosnące oczekiwania klientów sprawiają, że MŚP potrzebują danych nawet bez rozbudowanego raportu

Małe przedsiębiorstwo powinno rozdzielić dwa pytania. Pierwsze dotyczy formalnego obowiązku raportowania. Drugie dotyczy informacji oczekiwanych przez rynek. Zakres tych dwóch obszarów może się różnić. Firma może pozostawać poza bezpośrednim obowiązkiem sporządzania pełnego raportu, a jednocześnie obsługiwać kontrahentów, którzy regularnie proszą ją o konkretne wskaźniki.

Duże przedsiębiorstwa zbierają dane od dostawców z wielu powodów. Potrzebują ich do własnych procesów, oceny dostawców, zarządzania ryzykiem, współpracy z klientami, bankami i inwestorami albo realizacji wewnętrznych polityk zakupowych. Dlatego wymagania mogą docierać w dół łańcucha dostaw niezależnie od tego, czy mały dostawca sam publikuje raport.

Dla MŚP bardziej praktyczne od rozbudowanej debaty regulacyjnej jest więc obserwowanie własnych klientów. Jeśli trzech największych odbiorców zaczyna pytać o energię, emisje i polityki pracownicze, dane stają się potrzebne biznesowo. Jeśli podobne pytania pojawiają się podczas przetargów, brak przygotowania może wydłużać proces sprzedażowy. Więcej informacji o rosnącej presji rynku na MŚP w kontekście ESG znajdziesz tutaj: https://ceo.com.pl/raport-esg-dla-msp-dlaczego-presja-rynku-rosnie-mimo-braku-obowiazku-csrd-25802.

Najlepsza odpowiedź na takie oczekiwania polega na stworzeniu zestawu danych proporcjonalnego do skali działalności. Mała firma produkcyjna może zacząć od kilkunastu wskaźników. Większa organizacja obsługująca wielu międzynarodowych kontrahentów może potrzebować kilkudziesięciu. Zakres powinien wynikać z branży i realnych potrzeb, a nie z próby skopiowania raportu największej spółki giełdowej.

Dane pracownicze powinny mieć jasne definicje i stały sposób liczenia

Część społeczna ESG często opiera się na informacjach, które firma już gromadzi w kadrach. Podstawowym wskaźnikiem jest liczba pracowników, lecz nawet tak prosta informacja wymaga definicji. Można podawać stan na koniec roku, średnie zatrudnienie albo liczbę wszystkich osób zatrudnionych w danym okresie. Każdy wariant daje inny wynik.

Firma powinna ustalić jedną metodę i stosować ją konsekwentnie. Jeśli klient wymaga własnej definicji, trzeba dostosować odpowiedź do formularza, ale wewnętrzna baza nadal powinna zawierać informację o sposobie liczenia.

Warto zbierać również dane dotyczące rodzaju zatrudnienia, jeśli są istotne dla działalności. Można rozdzielać umowy o pracę, inne formy współpracy, zatrudnienie tymczasowe i podwykonawców. W firmie sezonowej takie rozróżnienie ma szczególne znaczenie, ponieważ stan zatrudnienia w grudniu może zupełnie nie odzwierciedlać sytuacji w szczycie sezonu.

Kolejnym wskaźnikiem jest rotacja. Sama liczba odejść może być myląca. Firma zatrudniająca 20 osób i tracąca 8 pracowników znajduje się w innej sytuacji niż przedsiębiorstwo zatrudniające 500 osób przy tej samej liczbie odejść. Dlatego przydatny jest wskaźnik odnoszący odejścia do wielkości zatrudnienia.

Dane o rotacji mogą być również użyteczne dla zarządu. Wysoki poziom oznacza koszty rekrutacji, wdrożenia, szkoleń i okresowego spadku wydajności. Jeśli firma zaczyna regularnie monitorować wskaźnik z powodu ankiet ESG, może jednocześnie lepiej zarządzać kosztami kadrowymi.

BHP należy mierzyć na podstawie rzeczywistych zdarzeń i działań naprawczych

Bezpieczeństwo pracy ma szczególne znaczenie w produkcji, budownictwie, transporcie, magazynowaniu i innych branżach o zwiększonym ryzyku. Firma powinna znać liczbę wypadków, ich charakter oraz działania podjęte po zdarzeniach. Dane BHP zwykle już istnieją w dokumentacji prowadzonej przez pracodawcę lub zewnętrzną obsługę.

Podstawowe zestawienie może obejmować liczbę wypadków w roku oraz rodzaj zdarzeń. W większej firmie można stosować wskaźniki odnoszone do liczby przepracowanych godzin. Pozwala to porównywać okresy mimo zmian zatrudnienia.

Istotne są również szkolenia. Warto znać liczbę przeprowadzonych szkoleń, udział pracowników objętych wymaganymi szkoleniami oraz działania dodatkowe, jeśli firma je prowadzi. Sama liczba dokumentów niewiele mówi, jeśli przedsiębiorstwo nie kontroluje ich terminowości.

Jeśli wydarzył się wypadek, firma powinna potrafić pokazać sposób reakcji. Analiza przyczyn, zmiana procedury, dodatkowe szkolenie, osłona maszyny albo zmiana organizacji stanowiska są konkretnymi działaniami. Dla klienta taka informacja może być bardziej wartościowa niż próba przedstawienia firmy jako miejsca, w którym ryzyko nigdy się nie materializuje.

Dane BHP powinny również pomagać wewnętrznie. Powtarzające się drobne zdarzenia w jednym miejscu mogą wskazywać na problem, zanim dojdzie do poważniejszego wypadku.

Szkolenia i rozwój pracowników można mierzyć bez tworzenia rozbudowanego systemu HR

Część ankiet pyta o liczbę godzin szkoleniowych, dostęp do rozwoju albo rodzaje szkoleń. MŚP może przygotować podstawowe dane bez inwestowania w specjalistyczny system.

Wystarczy prowadzić rejestr szkoleń zawierający datę, temat, liczbę uczestników i czas. Można oddzielić szkolenia obowiązkowe, zawodowe, techniczne i rozwojowe. Jeśli firma chce obliczać średnią liczbę godzin szkoleniowych na pracownika, posiada wtedy potrzebne dane.

Trzeba przy tym unikać sztucznego pompowania wskaźnika. Liczy się rzeczywisty udział pracowników, a nie liczba prezentacji wysłanych mailem. Jeżeli szkolenie trwało godzinę i uczestniczyło w nim 20 osób, można policzyć 20 osobogodzin, lecz warto zachować jasną metodę.

Dane szkoleniowe mogą później pomóc w planowaniu kompetencji. Firma widzi, które zespoły korzystają ze szkoleń regularnie, a gdzie rozwój został zaniedbany.

Równość, wynagrodzenia i struktura zatrudnienia wymagają szczególnej ostrożności w interpretacji

Niektóre ankiety ESG pytają o strukturę zatrudnienia według płci, udział kobiet na stanowiskach kierowniczych albo różnice wynagrodzeń. Takie dane wymagają prawidłowego zakresu i metodologii.

Najprostsze informacje dotyczą liczby kobiet i mężczyzn w zatrudnieniu oraz na stanowiskach kierowniczych. Firma powinna jednak określić, jakie stanowiska zalicza do kierowniczych i stosować tę definicję konsekwentnie.

Analiza wynagrodzeń jest bardziej złożona. Proste porównanie średniej pensji kobiet i mężczyzn może zostać zniekształcone przez różnice w stanowiskach, stażu, wymiarze czasu pracy i strukturze zatrudnienia. Dlatego wskaźniki trzeba interpretować ostrożnie, a bardziej szczegółowe analizy powinny uwzględniać porównywalne grupy stanowisk.

Nawet jeśli klient nie wymaga takich danych obecnie, podstawowa kontrola struktury zatrudnienia może pomóc firmie identyfikować obszary wymagające analizy.

Polityki wewnętrzne powinny odpowiadać temu, co rzeczywiście dzieje się w firmie

ESG obejmuje również sposób zarządzania organizacją. W ankietach mogą pojawiać się pytania o kodeks etyczny, przeciwdziałanie korupcji, konflikt interesów, zgłaszanie nieprawidłowości, prawa pracowników, bezpieczeństwo informacji i ochronę danych.

MŚP często stosuje część zasad bez formalnego dokumentu. Właściciel jasno oczekuje uczciwości, reaguje na problemy i zna pracowników, ale procedura pozostaje niepisana. Przy współpracy z dużymi klientami taki sposób może przestać wystarczać, ponieważ kontrahent oczekuje dokumentu albo informacji o procesie.

Dobrze zacząć od kilku prostych polityk odpowiadających rzeczywistym potrzebom. Dokument powinien wskazywać, jak firma postępuje i kto odpowiada za dany obszar. Kilkustronicowa polityka z konkretnymi zasadami ma większą wartość niż kilkadziesiąt stron ogólnych deklaracji.

Jeśli powstaje procedura zgłaszania nieprawidłowości, pracownicy muszą wiedzieć, gdzie i w jaki sposób można dokonać zgłoszenia. Jeśli firma tworzy kodeks etyczny, powinien zostać przekazany zespołowi. Dokument przechowywany wyłącznie w folderze na potrzeby ankiet daje małą wartość praktyczną.

Przy politykach trzeba również prowadzić kontrolę wersji i dat. Klient może zapytać, kiedy dokument został zatwierdzony, kto za niego odpowiada i jak często jest przeglądany.

Dostawcy powinni być stopniowo włączani do systemu danych

Firma znajduje się w łańcuchu dostaw swoich klientów, ale sama również posiada własnych dostawców. Jeśli kontrahenci zaczną wymagać bardziej szczegółowych informacji, przedsiębiorstwo będzie musiało sięgnąć dalej.

Najlepiej zacząć od mapy najważniejszych dostawców. Można podzielić ich według wartości zakupów, krytyczności materiału, wpływu na proces oraz możliwości zastąpienia. Dostawca odpowiadający za podstawowy surowiec zasługuje na większą uwagę niż podmiot dostarczający niewielkie artykuły biurowe.

Następnie można ustalić, jakie dane są potrzebne. W przypadku surowca może to być miejsce pochodzenia, skład, udział materiału z recyklingu albo określony certyfikat. W transporcie przydatne będą informacje o pojeździe, paliwie i kilometrach. Przy usługach istotne mogą być standardy pracy i bezpieczeństwa informacji.

Firma powinna unikać wysyłania każdemu dostawcy identycznej rozbudowanej ankiety. Zakres pytań powinien odpowiadać znaczeniu współpracy. Mały lokalny usługodawca wykonujący drobną pracę raz w roku wymaga innego podejścia niż producent podstawowego komponentu stanowiącego 40 procent wartości produktu.

Dane od dostawców warto zacząć zbierać zanim duży klient zażąda ich w krótkim terminie. Pierwszy cykl zawsze trwa najdłużej, ponieważ trzeba wyjaśnić zakres i ustalić format.

Certyfikaty i dokumenty powinny być gromadzone razem z danymi liczbowymi

Ankieta ESG często łączy pytania o liczby z prośbą o dokumenty. Klient może oczekiwać certyfikatów, polityk, procedur, potwierdzeń szkoleń lub innych materiałów.

Firma powinna stworzyć jeden uporządkowany katalog zawierający aktualne dokumenty. Nazwy plików powinny jasno wskazywać treść oraz datę. Jeśli certyfikat ma termin ważności, warto prowadzić prosty rejestr przypominający o potrzebie odnowienia.

Taki system oszczędza czas również poza ESG. Dokumenty są potrzebne przy audytach, przetargach i ocenie dostawcy. Jeśli zawsze znajdują się w jednym miejscu, sprzedaż może szybko przygotować pakiet dla klienta.

Trzeba też ustalić zasady dostępu. Nie każdy pracownik powinien posiadać możliwość wysyłania wszystkich dokumentów na zewnątrz. Część informacji może mieć charakter poufny, dlatego proces powinien przewidywać akceptację.

Cyberbezpieczeństwo i dane mogą mieć duże znaczenie w firmach usługowych

W przedsiębiorstwach bez produkcji wpływ środowiskowy może być relatywnie mniejszy, natomiast większe znaczenie zyskują kwestie związane z zarządzaniem, bezpieczeństwem informacji oraz pracownikami.

Software house, agencja, kancelaria, biuro rachunkowe albo firma konsultingowa może otrzymywać pytania o politykę bezpieczeństwa, kopie zapasowe, kontrolę dostępu, incydenty, szkolenia pracowników i sposób ochrony danych klientów.

W takim przypadku warto prowadzić rejestr incydentów, terminów szkoleń, uprawnień oraz podstawowych działań związanych z bezpieczeństwem. Jeśli firma posiada certyfikaty, procedury albo wyniki testów, powinny być przechowywane razem z innymi dokumentami.

Również tutaj najważniejsza jest zgodność odpowiedzi ze stanem faktycznym. Deklaracja posiadania procedury odzyskiwania danych powinna oznaczać, że firma rzeczywiście wie, co zrobi po awarii i kiedy ostatnio sprawdzała działanie kopii.

Cele powinny pojawić się dopiero po zbudowaniu punktu odniesienia

Firmy często chcą szybko przejść do deklarowania celów, ponieważ dobrze wyglądają w ankietach. Tymczasem cel bez danych bazowych trudno mierzyć.

Jeśli przedsiębiorstwo chce zmniejszyć zużycie energii o 10 procent, musi wiedzieć, względem którego roku i czy wynik będzie liczony bezwzględnie, czy w stosunku do produkcji. Przy szybko rosnącej firmie całkowite zużycie może wzrastać mimo poprawy efektywności.

Dobry cel powinien zawierać konkretny wskaźnik, wartość bazową, termin i sposób pomiaru. Przykładowo firma może planować ograniczenie zużycia energii na jednostkę produkcji o określony procent w ciągu trzech lat. Taki cel można sprawdzić.

Podobnie wygląda sytuacja z odpadami, paliwem, bezpieczeństwem czy szkoleniami. Najpierw trzeba poznać stan obecny. Rok regularnego zbierania danych często daje wystarczającą bazę do wyznaczenia pierwszych rozsądnych celów.

Dane ESG powinny przechodzić podstawową kontrolę przed przekazaniem klientowi

Jednym z najprostszych sposobów sprawdzania jakości jest porównanie wyników z poprzednim rokiem. Jeśli energia wzrosła dziesięciokrotnie, a firma działa w podobnej skali, prawdopodobnie trzeba sprawdzić jednostkę albo źródło. Jeśli zatrudnienie spadło o połowę bez większych zmian organizacyjnych, przyczyną może być inna metoda liczenia.

Kontrola powinna obejmować również sumy. Wartości z poszczególnych lokalizacji powinny odpowiadać wynikowi zbiorczemu. Ilość odpadów według kategorii powinna zgadzać się z całością, jeśli zakres jest identyczny.

Dobrze wprowadzić zasadę, że najważniejsze dane sprawdza druga osoba. W małej firmie może to być właściciel albo księgowy. W średniej organizacji osoba odpowiedzialna za ESG może konsultować wartości z działami źródłowymi.

Przy obliczeniach warto zachowywać formuły. Ręczne wpisywanie wyniku utrudnia późniejsze znalezienie błędu. Arkusz pokazujący sposób sumowania faktur albo przeliczania jednostek pozwala szybko odtworzyć proces.

Szacunki mogą być użyteczne, jeśli firma jasno opisuje ich ograniczenia

Nie wszystkie dane będą od razu dostępne w dokładnej formie. Firma wynajmująca część budynku może nie mieć osobnego licznika energii. Przedsiębiorstwo korzystające z zewnętrznego transportu może nie znać rzeczywistego spalania przewoźnika. Część materiałów może być kupowana w formie, która utrudnia dokładne przypisanie do produktów.

W takich sytuacjach można zastosować szacunek oparty na racjonalnej metodzie. Trzeba jednak oznaczyć go jako szacunek i zapisać sposób obliczenia.

Przykładowo energia wspólnego budynku może zostać przypisana według zajmowanej powierzchni, jeśli nie istnieje lepsza metoda. Taki wynik ma ograniczoną dokładność, ale firma potrafi wyjaśnić jego pochodzenie.

Z czasem część szacunków można zastępować pomiarem. Jeśli dany wskaźnik zaczyna być regularnie wymagany przez klientów, może opłacić się instalacja osobnego licznika albo zmiana sposobu raportowania przez dostawcę.

Wewnętrzny raport może mieć kilka stron i nadal spełniać swoją funkcję

MŚP nie musi rozpoczynać od dokumentu przypominającego raport największych spółek. Na początku znacznie bardziej praktyczne jest roczne zestawienie przeznaczone dla zarządu i działów obsługujących klientów.

Może zawierać podstawowe wskaźniki środowiskowe, dane dotyczące pracowników, bezpieczeństwa oraz najważniejsze polityki i działania. Przy każdym obszarze można dodać porównanie z poprzednim rokiem oraz krótkie wyjaśnienie większych zmian.

Taki dokument pomaga przygotować odpowiedzi na ankiety, ale daje również kierownictwu szybki obraz sytuacji. Jeśli energia, odpady albo rotacja rosną, problem staje się widoczny.

Raport można stopniowo rozwijać. W pierwszym roku obejmuje 15 wskaźników. W kolejnym firma dodaje emisje i dane od najważniejszych dostawców. Później może dojść bardziej szczegółowa analiza materiałów.

Taki rozwój odpowiada rzeczywistym możliwościom organizacji i pozwala uniknąć tworzenia dokumentu, którego nikt później nie wykorzystuje.

Dane powinny być aktualizowane według stałego kalendarza

Najwygodniejszym momentem na zebranie podstawowych danych jest okres po zamknięciu roku. Księgowość posiada wtedy komplet faktur, kadry mogą przygotować dane roczne, a dokumentacja odpadowa również obejmuje cały okres.

Firma może ustalić, że w styczniu i lutym poszczególne działy przekazują wartości za poprzedni rok. Koordynator weryfikuje jednostki, porównuje dane z poprzednim okresem i aktualizuje centralną bazę.

Certyfikaty oraz polityki mogą mieć osobny harmonogram. Jeśli dokument wymaga corocznego przeglądu, odpowiedzialna osoba otrzymuje termin. Dane operacyjne, które są szczególnie istotne, mogą być monitorowane kwartalnie lub miesięcznie.

Nie ma potrzeby aktualizowania każdego wskaźnika z dużą częstotliwością. Jeśli klient pyta o roczne zużycie wody, comiesięczny raport zarządczy może być zbędny. Częstotliwość powinna odpowiadać sposobowi wykorzystania informacji.

Jedna baza pozwala uniknąć wysyłania różnych danych różnym kontrahentom

Firma obsługująca kilku dużych klientów może otrzymywać podobne ankiety w różnym czasie. Jeśli każdy dział przygotowuje odpowiedzi samodzielnie, łatwo o niespójność.

Jedna centralna baza rozwiązuje dużą część problemu. Zawiera zatwierdzone wartości i opis metod. Sprzedaż pobiera dane z tego miejsca, a każda korekta zostaje zapisana.

Dobrze również zachowywać kopie formularzy wysłanych klientom. Jeśli po pół roku kontrahent pyta o konkretną wartość, firma wie, jaką wersję otrzymał.

Kontrola wersji ma szczególne znaczenie wtedy, gdy metodologia się zmienia. Jeśli wcześniej flota obejmowała wyłącznie pojazdy własne, a później firma zaczęła uwzględniać również leasingowane, trzeba opisać zmianę. Bez takiej informacji porównanie rok do roku może prowadzić do błędnego wniosku o wzroście zużycia.

Raport ESG może pomóc przy rozmowie z bankiem, inwestorem albo dużym klientem

Uporządkowane dane dają firmie możliwość szybkiego przedstawienia własnej sytuacji różnym partnerom. Klient może pytać o środowisko i dostawców. Bank może interesować się innym zestawem ryzyk. Inwestor może zwrócić uwagę na pracowników, efektywność kosztową i zarządzanie.

Firma posiadająca spójne dane reaguje szybciej. Nie musi każdorazowo zbierać informacji od początku.

Dotyczy to również przetargów. Jeśli formularz wymaga załączenia polityk i kilku wskaźników, gotowa baza pozwala odpowiedzieć w krótkim terminie. Brak danych może natomiast powodować konieczność pracy kilku osób dokładnie wtedy, gdy zespół powinien koncentrować się na przygotowaniu oferty handlowej.

ESG może więc mieć bardzo praktyczny wymiar. Uporządkowanie informacji ogranicza administrację i zmniejsza ryzyko utraty czasu przy każdym kolejnym zapytaniu.

Najpierw trzeba zbierać dane istotne dla własnej branży

Lista możliwych wskaźników ESG jest bardzo długa. MŚP powinno unikać próby mierzenia wszystkiego.

Firma transportowa powinna w pierwszej kolejności znać flotę, paliwo, przebiegi, bezpieczeństwo kierowców i warunki pracy. Producent powinien skoncentrować się na energii, surowcach, odpadach, wodzie, BHP i dostawcach. Firma usługowa może większą uwagę poświęcić zatrudnieniu, energii w biurach, podróżom, bezpieczeństwu informacji i procedurom zarządzania.

Kolejnym filtrem są wymagania klientów. Jeśli kilka dużych organizacji regularnie pyta o ten sam wskaźnik, powinien trafić do stałego zestawu danych.

Trzecim kryterium jest znaczenie ekonomiczne. Jeśli energia odpowiada za dużą część kosztów, warto monitorować ją dokładniej. Jeśli odpady generują istotne wydatki, powinny otrzymać większą uwagę.

W ten sposób system powstaje na podstawie działalności firmy, a nie ogólnego katalogu możliwych wskaźników.

Pierwszy rok zbierania danych powinien przede wszystkim stworzyć wiarygodny punkt odniesienia

Na początku przedsiębiorstwo często odkrywa braki. Część faktur trzeba zebrać ręcznie, danych o dostawcach jeszcze nie ma, a niektóre wartości można jedynie oszacować. To naturalny etap budowania systemu.

Najważniejsze jest zapisanie metod i źródeł. Dzięki temu w drugim roku firma może poprawić proces. Jeśli wcześniej zużycie energii w wynajmowanym magazynie było szacowane według powierzchni, można porozmawiać z zarządcą o dokładniejszych danych. Jeśli przewoźnicy nie przekazywali kilometrów, można dodać tę informację do miesięcznych zestawień.

Po dwóch lub trzech cyklach raportowania baza staje się dużo bardziej wiarygodna. Wtedy możliwe jest sensowne analizowanie trendów i wyznaczanie celów.

Pierwszy wynik nie musi być perfekcyjny. Musi być możliwy do wyjaśnienia i oparty na najlepszych dostępnych danych.

Przygotowanie podstawowego zestawu danych można przeprowadzić bez rozbudowanego działu ESG

W mikrofirmie koordynację może prowadzić właściciel, księgowy albo osoba administracyjna. W średnim przedsiębiorstwie można wyznaczyć koordynatora współpracującego z kadrami, produkcją, logistyką i zarządem.

Każdy dział dostarcza informacje, które już posiada. Koordynator odpowiada za format, okres, spójność i aktualizację. Dzięki temu jedna osoba nie musi być specjalistą od energii, BHP, kadr, zakupów i emisji jednocześnie.

Pierwsza wersja procesu może być bardzo prosta. W styczniu księgowość przekazuje energię i paliwo. Kadry dostarczają zatrudnienie. BHP przekazuje dane o wypadkach i szkoleniach. Osoba odpowiedzialna za środowisko przygotowuje odpady i wodę. Zakupy aktualizują podstawowe informacje o dostawcach. Zarząd przegląda polityki.

Z czasem firma może zwiększać szczegółowość, jeśli faktycznie jej potrzebuje.

Najwięcej wartości daje regularność, a nie liczba wskaźników

Zbieranie 100 danych przez jeden rok i porzucenie procesu daje niewielką korzyść. Znacznie bardziej użyteczne jest prowadzenie 20 dobrze zdefiniowanych wskaźników przez kilka lat.

Regularność pozwala zobaczyć trendy. Firma widzi, czy energia na jednostkę produktu spada, czy odpady rosną, jak zmienia się rotacja i czy poprawia się bezpieczeństwo.

Pozwala też szybko wychwycić błędy. Jeśli wynik nagle odbiega od poprzednich lat, trzeba sprawdzić źródło albo przyczynę operacyjną.

Długoterminowa baza ułatwia rozmowy z klientami. Firma potrafi odpowiedzieć, jak zmieniały się jej wskaźniki, zamiast przekazywać jedną izolowaną wartość.

Najlepiej więc zacząć od mniejszego zestawu danych i konsekwentnie go rozwijać.

MŚP powinno zbierać dane tak, aby dało się je wykorzystać również we własnym zarządzaniu

Raport ESG ma największą wartość wtedy, gdy informacje przydają się poza formularzem klienta. Energia pomaga kontrolować koszty. Paliwo pokazuje efektywność floty. Odpady ujawniają straty materiałowe. Rotacja wskazuje problemy kadrowe. Wypadki pokazują obszary wymagające działań. Dane o dostawcach pozwalają ocenić zależność od jednego źródła.

Jeśli wskaźniki są przygotowywane wyłącznie raz w roku i natychmiast odkładane do folderu, firma wykorzystuje niewielką część ich potencjału.

Dobrym krokiem jest omówienie kilku najważniejszych wartości podczas rocznego planowania. Zarząd może zdecydować, które zmiany wymagają działania i gdzie można znaleźć oszczędności.

Przykładowo wzrost zużycia energii o 12 procent przy niezmienionej produkcji powinien uruchomić analizę. Spadek ilości odpadów o 15 procent może pokazywać efekt zmiany procesu. Wysoka rotacja w jednym dziale może wskazywać problem organizacyjny.

Dane zaczynają wtedy wspierać decyzje, a raportowanie przestaje być osobnym zadaniem administracyjnym.

Firma powinna wiedzieć, które dane może bezpiecznie przekazywać na zewnątrz

Niektóre informacje wymagane w ankietach mogą zahaczać o tajemnicę przedsiębiorstwa. Klient może pytać o strukturę dostawców, wolumen produkcji, zużycie materiałów albo szczegółowe procesy.

Przedsiębiorstwo powinno ustalić zasady udostępniania takich informacji. Dane zagregowane często wystarczają do oceny ESG bez ujawniania szczegółów handlowych.

Osoba odpowiedzialna za ankietę powinna wiedzieć, kiedy potrzebuje akceptacji zarządu. Przy szczególnie wrażliwych danych można zapytać klienta o cel, sposób wykorzystania oraz zakres dostępu.

Ochrona poufności powinna pozostać częścią procesu. Rosnąca liczba ankiet nie uzasadnia automatycznego wysyłania każdej informacji znajdującej się w firmie.

Dobrze przygotowany raport zaczyna się od kilku prostych pytań

Przedsiębiorstwo powinno przede wszystkim wiedzieć, ile energii i paliwa zużywa, ile generuje odpadów, jak wygląda zużycie wody tam, gdzie ma ono znaczenie, jakie materiały wykorzystuje, ilu zatrudnia ludzi, jak wygląda bezpieczeństwo pracy i jakie podstawowe zasady zarządzania stosuje. Następnie może rozszerzać zakres o emisje, dostawców, szczegółowe wskaźniki społeczne oraz cele.

Każda liczba powinna mieć źródło. Każdy wskaźnik powinien mieć właściciela. Każdy okres powinien być jasno oznaczony. Każdy szacunek powinien mieć opisaną metodę. Takie zasady tworzą fundament wiarygodnych danych bez względu na wielkość przedsiębiorstwa.

Jeśli firma potrafi odpowiedzieć na te pytania bez wielodniowego przeszukiwania faktur, maili i segregatorów, znajduje się w dobrej pozycji do obsługi ankiet kontrahentów oraz dalszego rozwijania własnego raportowania.

Najlepszy moment na zbieranie danych pojawia się przed pierwszym pilnym zapytaniem klienta

Firma, która zaczyna przygotowania dopiero po otrzymaniu trzydziestostronicowej ankiety z pięciodniowym terminem, działa pod presją. Dane są wtedy zbierane w pośpiechu, pracownicy porzucają inne zadania, a ryzyko niespójności rośnie.

Znacznie łatwiej raz w roku zebrać podstawowy zestaw informacji. Większość danych środowiskowych można pozyskać po zamknięciu faktur za dany okres. Kadry przygotowują własne zestawienia. BHP ma dokumentację zdarzeń i szkoleń. Zakupy znają najważniejszych dostawców.

Po uporządkowaniu tych źródeł kolejna ankieta staje się prostsza. Firma dopasowuje jednostki i zakres do wymagań klienta, zamiast rozpoczynać cały proces od początku.

Nie ma potrzeby tworzenia od razu obszernego publicznego raportu. W wielu MŚP wystarczy centralna baza danych, kilka podstawowych dokumentów i krótki roczny materiał wewnętrzny. Zakres można rozszerzać wraz z potrzebami klientów i rozwojem organizacji.

Dobre dane dają firmie większą swobodę w relacjach z dużymi kontrahentami

Mały dostawca nie ma wpływu na wszystkie wymagania swoich klientów. Może jednak zdecydować, czy odpowiada na nie w uporządkowany sposób. Firma posiadająca gotowe dane szybciej przechodzi przez proces kwalifikacji, sprawniej wypełnia ankiety i łatwiej przygotowuje dokumenty do przetargu.

Różnica jest szczególnie widoczna wtedy, gdy termin jest krótki. Jeden dostawca przekazuje dane następnego dnia. Drugi przez tydzień szuka faktur i ustala, kto posiada informacje o odpadach. Przy podobnej cenie i jakości pierwsza firma daje klientowi mniej pracy organizacyjnej.

Dlatego MŚP powinno traktować podstawowe dane ESG jako część własnej dokumentacji biznesowej. Podobnie jak przechowuje aktualny cennik, certyfikaty, dokumenty rejestrowe i dane finansowe, może posiadać zestaw informacji o energii, paliwie, odpadach, zatrudnieniu, BHP i politykach.

Taka baza przydaje się niezależnie od tego, czy przedsiębiorstwo przygotuje formalny raport. Pozwala reagować na oczekiwania kontrahentów, monitorować własne koszty i stopniowo poprawiać jakość informacji. Zbieranie danych zaczęte odpowiednio wcześnie ogranicza późniejszą pracę, ponieważ każdy kolejny rok opiera się na już zdefiniowanych wskaźnikach, źródłach i odpowiedzialnościach.

Artykuł przedstawia firmę oraz związany z nią produkt